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Les programmes de compliance ou de conformité en Espagne

Qu’est ce que c’est? 

C’est un rapport personnalisé en relation avec les caractéristiques de chaque activité de la société ou entreprise qui peut produire son propre risque pénal, ainsi que ceux des tiers qui font partie de la société et les mesures qui devraient être prises pour éviter de passer devant la commission des délits, les organes de contrôle de ces mesures, les canaux de dénonciation, les protocoles d’investigation internes, etc.

Est-ce obligatoire?

À la suite de la modification du Code pénal qui étend la responsabilité à la société pour les infractions commises par ses administrateurs et employés ou par ses salariés, la seule façon d’éviter ou d’atténuer cette responsabilité est d’adopter les mesures nécessaires pour informer et superviser les autorités au moyen de l’élaboration d’un programme de prévention et de détection des délits, que l’on connaît sous le nom Programme de Conformité Pénale.

Qui doit mettre en oeuvre un programme de compliance?

  1. Toutes les personnes morales espagnoles qui exercent une activité qui peut comporter un risque pénal, non seulement pour prévenir les crimes de blanchiment d’argent ou de corruption, mais également les délits de vol, de fraude, contre l’environnement, l’insolvabilité punissable, crimes contre les biens industriels ou intellectuels, etc.
  2. Les sociétés étrangères doivent forcer leurs filiales espagnoles à s’adapter à la norme espagnole, la plus exigeante d’Europe dans ce domaine.

Avantages du programme de compliance

En plus d’éviter l’imposition des sanctions et la responsabilité pénale, cela garantit à ses clients un exercice transparent de l’activité de la société.

Certaines lois telles que celles aux Etats-Unis ou au Royaume-Uni, impose à ses entreprises, en ce qui concerne les transactions internationales, une obligation de Conformité respectant la prévention des risques et des délits, et cela inclut même des organismes internationaux qui le demandent pour accorder des prêts, des subventions ou des aides.

Exigences minimales que doit respecter le programme de compliance

  1. L’analyse des risques, c’est à dire, une étude détaillée de chacune des sociétés en fonction de l’activité exercée et les conduites délictueuses qui peuvent se produire dans le cadre interne de celle-ci et dans le champ des tiers qui se rapportent à chacun d’eux. Certains des processus qui peuvent exister en termes de risque pénal sont les suivants: Le processus de comptabilité, la gestion et la sécurité de l’information, la gestion des ressources humaines, les achats de biens et services, la distribution, la prévention du blanchiment d’argent, la gestion des subventions et la gestion brevets et marques.
  2. Le plan de prévention et de contrôle structuré en fonction du rapport antérieur doit contenir les éléments suivants:
  • Désignation des responsables, ce qui est connu sous le nom de bureau de la conformité ou l’employé de la conformité.
  • La formation initiale des responsables.
  • Générer un canal de communication interne et informer les employés au sujet des incidents qui peuvent survenir (boîte aux lettres, l’avocat en externe qui reçoit des notifications des travailleurs, etc.). Ce canal de communication doit être facile pour le communiquant, largement diffusé et devrait être confidentiel.
  • Coordination avec des tiers qui peuvent générer des risques.
  • Réglementation d’un régime disciplinaire au niveau du travail, en cas de violations légales avec une communication exprimée par les personnes concernées par la communication.
  • Rédaction des procédures de l’organe de contrôle.

Qu’est ce que le bureau de la conformité? 

C’est l’organisme ou la personne que toute entreprise, en fonction du volume de celle-ci, devrait désigner pour prendre soin de la mise en œuvre effective de la législation sur la prévention dans la commission des délits commis par les gestionnaires et les travailleurs. Dans cet organisme ou la personne qui exerce ces fonctions doit participer aux circonstances suivantes:

  1. Disposer d’un pouvoir suffisant pour contrôler l’efficacité des contrôles internes.
  2. Avoir la plus grande diligence dans l’accomplissement de ses fonctions
  3. Informer sur les possibles risques et défauts.
  4. Doivent être indépendants, avoir un accès direct à l’organe directeur, et être équipé avec des matériaux appropriés et des ressources financières pour l’exercice de leurs fonctions.

Pour les personnes morales de petite taille autorisés à présenter des comptes de résultat abrégés, les fonctions de surveillance peuvent être prises en charge directement par l’organisme administratif, pas besoin de nommer un agent de conformité.

Obligation de l’agent de conformité

La principale obligation de l’agent de conformité consiste à informer des possibles risques et défauts, mais cela nécessite l’exercice d’un certain nombre de tâches:

  1. Identification des obligations de chaque entreprise et l’élaboration de codes éthiques propres.
  2. Comprendre les processus et les procédures de l’entreprise.
  3. Fournir aux travailleurs les moyens nécessaires pour l’accomplissement normatif et résoudre tous les doutes qu’ils peuvent se poser dans ce domaine.
  4. Mettre en œuvre des mesures nécessaires pour leur permettre de connaître les risques, l’incidence et les infractions qui se produisent.
  5. Identifier les risques liés à leurs relations avec les clients.

Responsabilités devant le manque de conformité pénale  

  • Premièrement, le Code pénal prévoit que l’exonération de la responsabilité des personnes morales pour les infractions commises par leurs dirigeants et les travailleurs exige la mise en œuvre de mesures de contrôle et de vigilance idéale pour prévenir les délits.
  • On étend la responsabilité à la société mère étrangère, si l’on suppose qu’elle n’a pas exigé à sa filiale l’implémentation de mesures nécessaires.

Responsabilité de l’agent de conformité

C’est une question encore en suspens, mais en principe, bien qu’il puisse sembler que la responsabilité pénale pour les délits non évités par une personne morale se retrouve automatiquement sous la coupe de l’agent de conformité, parce qu’il a pour mission de surveiller, le devoir est celui de l’administrateur et, par conséquent, il est celui qui a le pouvoir de garant.

Avez-vous des doutes? N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

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